宁夏大学继续教育学院(高等职业技术学院)自主采购实操管理规范

2019年04月12日

 

宁夏大学继续教育学院(高等职业技术学院)

 

自主采购实操管理规范

 

 

根据(宁大校办发〔20196)《关于规范校内各单位自主采购工作的实施意见》文件精神,结合我院实际,制定本规范

 

一、 目的

 

建立健全内部采购监督管理制度,明确采购活动的决策和执行程序,强化采购人员的职业道德和岗位职责,规范自主采购工作,保证采购质量。

 

二、范围

 

本规范中,自主采购范围是指:预算金额10万元(含)至20万元(不含)的货物、服务、书籍出版项目。

 

三、 方式

 

学院通过谈判方式自行组织。

 

四、要求

 

(一)自主采购遵循公开、透明、诚实、守信原则,自觉维护学校、学院及其他当事人的合法权益。项目(课题)负责人及学院任何部门和个人,不得自行组织招标活动,确需采用招标方式进行采购的项目,须由学院委托学校招标采购领导小组办公室按学校集中采购相关要求开展招标活动。

 

(二)各部门项目(课题)负责人及采购小组相关人员,要加强政府采购相关政策及学校有关规章制度的学习,认真领会精神,确保自主采购工作合规有序开展。

 

(三)项目(课题)负责人,对学院本项目自主采购工作中采购需求、预算编制以及采购业务的真实性、合法合规性等承担主体责任。任何部门或个人不得在自主采购过程中向供应商(施工单位)收取费用,为本部门工作人员及其他人员发放项目评审费、劳务费、专家费等。坚决杜绝化整为零规避学校集中采购(涉及学校应急保障等突发性采购除外)。

 

五、实施条件

 

(一)立项依据:学校会议纪要,业务分管校领导批示,项目(课题)立项任务书、执行预算书等。

 

(二)足够的项目预算资金:提供项目预算资金编号、项目(课题)预算书等,确保预算资金足额可用。

 

六、自主采购操作程序

 

   (一)申报。通过“宁夏大学采购管理系统”提交申请,按要求填写并提交相关资料信息,进行在线申报。

 

   (二)审核。采购申请提交后,经项目单位、经费管理部门或业务主管部门、招标采购领导小组办公室进行在线审核,经审核批准后,各单位方可组织自主采购。

 

 

(三)自主采购流程。依据采购属性,自主采购分为货物、服务、书籍出版类。

 

1.成立采购小组。自主采购须由设备管理部牵头,由3 人及以上(单数)成员组成采购小组。成员包括学院部门项目(课题)负责人、学院分管资产工作领导、设备管理部工作人员、熟悉采购项目的教职工代表、资产与后勤管理处人员等,其中科研类至少1人应为非本项目(课题组)成员。如遇特殊、复杂的项目,本单位无法解决的,也可在学校评标专家库中抽选12名专家作为采购小组成员参与采购工作。

 

2.开展前期调研论证。各单位应强化自主采购项目的前期调研论证环节,采购小组在市场调研至少3 家及以上供应商,有进口产品的还需提供《政府采购进口产品专家论证意见》。确需单一来源采购的,必须注明充足理由。

 

凡邀请或抽取专家参与前期论证、进口产品论证或谈判的,专家费用本单位、本项目经费支出

 

3.谈判方式确定采购结果。采购小组根据采购内容的技术参数、质量指标、服务需求、交货期限、价格等综合因素进行谈判,在确保项目质量服务相当时,以低价优先为原则集体决策确定拟成交供货商,非最低价采购的需说明理由。按要求填写《宁夏大学自主采购谈判情况表》。

 

4.召开决策会议审定。采购小组确定拟成交供应商后,科研类采购经项目负责人同意即可通过;其他项目结果须经学院党政联席会议或其他形式的最高决策会议审定通过。

 

5.采购信息公开。项目(课题)自主采购谈判信息(包括项目名称、拟供货单位、品目、谈判价格、谈判小组成员等)经决策会议审议通过后,须在本单位网站或公示栏中公示1天。公示无异议可开展自主采购后续工作。

 

6.合同签订。项目(课题)负责人按照采购需求、谈判内容自行起草采购合同,并与成交供应商(施工单位)办理合同签订事宜。货物、服务、书籍出版项目,自主采购谈判结果将作为最终的合同签订价格及付款依据,不允许进行更改。

 

7.履约验收。采购完成后,学院按学校相关管理程序和合同要求组织履约验收,对验收合格的项目及时付款结算;验收不合格的项目,应当依法依规和合同约定及时处理。履约验收资料须存档备查。

 

8.实施网上备案。自主采购工作完成后,项目(课题)负责人应将填写完整的《宁夏大学自主采购谈判情况表》、发票、合同通过“采购系统”上传备案。备案通过后,可生成打印《宁夏大学政府采购审批表》。

 

9.财务报销。单位、项目(课题)负责人凭《宁夏大学自主采购谈判情况表》《宁夏大学政府采购审批表》、发票、合同、验收报告、工程类审计结算单、资产验收单等到计划财务处办理财务报销手续。

 

10.档案保管。学院设备管理部统一整理和保存,所有自主采购项目(课题),按采购项目为单元,各环节的原始材料、档案资料等,以备检查。

 

  七、监督检查与责任追究

 

   (一)监督检查。学院纪检委员对整个过程进行监督,同时接受资产与后勤管理处会同学校监审部门对我院自主采购活动进行监督管理,定期或不定期进行抽查。

 

(二)责任追究。自主采购过程中如有以下情形之一的,由学校监审部门责令限期整改,并按照相关规定对单位、项目负责人和其他直接责任人员依法依规给予相应的处理

 

1未按学校规定的自主采购方式进行,擅自组织招标活动的。

 

2违规收取、发放各类费用的。如收取供应商报名费、采购文件工本费、保证金、中标服务费等,为参加谈判人员发放评审费、工作人员发放劳务费等情形的。

 

3.采购当事人与供应商有利害关系未进行回避的。

 

4.未按学校采购管理相关办法规定确定成交供应商的。

 

5.未按采购需求和谈判结果确定事项签订采购合同,或者背离谈判结果实质内容与成交供应商另行订立协议的。

 

6.采购活动中当事人未能廉洁自律、正当履职,滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的。

 

 八、本规范2019326日起执行,由设备管理部负责解释。

 

 附件:宁夏大学自主采购谈判情况表

 

 

 

 

宁夏大学继续教育学院(高等职业技术学院)

 

二〇一九年三月二十六日

 

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